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デスク周りの整理整頓の１０のノウハウで、効率が２倍アップする？

2008/03/30(日) 15:18:23

　デスクは、あなたの仕事する場所、アイデアを出す場所です。

もしかしたら、一生のうちで、
あなたが最も長時間を過ごす場所かもしれません。

デスク周りが、あなたにとって最適な状態になっているかいないかで、
出力が大きく変わってきまよね。

今回は、紙媒体の書類、物の整理整頓のノウハウをご紹介します。

新しい期が始まる４月です。
整理整頓のノウハウを使って、自分に最適な環境づくりをしてみましょう。

●１．整理整頓は自分の戦略室を作るつもりで取り組む
　
長い時間を過ごすデスク。
あなたの成果を出力するための環境を
最適なものにしようと思って取り組んでください。

●２．仕事がはかどるように収納する　

仕事において、
整理整頓は見かけを綺麗にすることが目的ではなく、
仕事をしやすい環境を作ること、
仕事を効率的に行う環境を作ることです。
実際に、仕事をしてる時の流れをイメージして収納する場所を決めましょう。

●３．重要度によって捨てる日を必ず記載する

重要度によって
何ヵ月後、何年後に
無条件で捨てるルール
を作ること良いです。

杉奈は付箋に捨てる日付を書いて、
収納する物に貼り付けています。
捨てる日までに再度使い始めたら、
重要度によって新たに捨てる日を設定します。

お金を出せば変えるもの、
ネットで検索すればすぐに見つかるものは即捨てます。

●４．頻度で収納する場所を決める

　杉奈は、

ほぼ毎日使う物、
月に一回以上使う物、
それ以外の保管目的の物、

で置く場所を決めています。

よく使うものほど目に付くところ、
引き出しの前の方に起きます。

●５．ペンディングの書類を見直す日を決める

知らぬ間に溜まっていくペンディングの書類
ペンディング書類はいつか見直そうではなく、
毎月何日に見直すか決めて、カレンダーに記載してください。
（または見直した日に、次に見直す日をカレンダーに記載する）

いつか見直すでは、ずっと見直さないと同義です。
数ヶ月ペンディング書類になっているのならば、捨てましょう。

●６．書類の整理には、なるべく透明なファイルケースを使う

色分けは、あまりお勧めできません。
どの色が何に対応するか、すぐに忘れてしまうからです。

お勧めは、
赤：緊急度が高い
青：ペンディング
透明：その他

通常は、透明なファイルケースにしまいましょう。
必要な情報は、直接ファイルケースに文字で書くと良いです。

●７．ファイルケースには、背表紙に必要な情報を書き込む
　
通常の表紙に書き込んでいては、
取り出さなければ読めないため、
ぱっと見たときに、何のファイルかわりません。。

見つからないファイルケースは、
持っていない情報と同じです。

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不明

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●８．ゴミ箱をデスクの近くに置く

捨てに行くのが面倒だからと、
一時的に保管してはいけません。

ビニール袋を横にかけておくだけでもよいので、
専用のゴミ箱を用意しましょう。

●９．紙のファイルは極力残さない

デスクで仕事をする場合は、
可能な限り紙ではなくパソコン上に情報を残します。

保管が必要なメモやノートなどは、
連続して読み込めるスキャナで、ＰＣに取り込んでしましょう。
数年後には、紙と同程度の視読性を持ったディスプレイが出てくると思います。

ＰＣ上の情報は、整理から検索する時代となっています。

杉奈は、日報や計画などをエクセルで管理しています。
エクセルは、タブ切り替え、ハイパーリンクなど
並列作業に適しています。
（この辺の詳しい方法は、また今度）

●１０．整理整頓のルールは、文章化して保管する物と一緒に保管する

必ずといってよいほど
人間は一度決めたルールを忘れます。

整理のたびに思い出せるように、
整理する物と一緒にいくつか保管してください。

ルールの微小変更に対応できるように、
ルールのバージョンを記載することをお勧めします。

今回は、整理整頓のノウハウでした。
もっとも難しいのは、捨てる技術ですね。
もしかしたら使うかも・・・と思ってなかなか捨てられません。
愛着も出てきてしまいますしね。

杉奈は、技術系の研究者なのですが、
自分が作った物はなかなか捨てられません。

愛着が出てしまうと、
理性的な重要度の判定ができなくなるのですよね・・・。

捨てることに関する技術は、
何年か前に書籍としても販売になっています。

「捨てる!」技術 (宝島社新書)
(2005/12)
辰巳渚

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物があるから捨てる必要が出てきます。
物を作るには大量のエネルギーが必要なります。
物を捨てるには、大量のスペースが必要になります。

将来、大部分の物は、”物”ではなく”情報”に
置き換えられている可能性がありますね。

人間が物として認識できれば、それが実物だろうが
バーチャルだろうが問題ありません。

物に比べて、情報ならば、
低エネルギーでの生産、
保管スペースがほぼ無限、
検索性が良い
まったく同じ再現・コピーが可能
などの利点が盛りだくさんです。

整理整頓と言うと、どうしても「見かけの綺麗さ」を考えてしまいますが、
仕事における整理整頓は、

効率性・創造性

を上げるための整理整頓だということ
肝に銘じてください。

アイディアいっぱい!整理・整頓術 (ちくま文庫)
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阿部絢子

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＊１つだけ注意事項
デスク周りの整理整頓ノウハウは、
自分の管理下にある物に対してのみ行いましょう。

家庭の物を家族に無断でポイポイすてると、
総スカンをくらう可能性があります。

みんなで整理整頓をするときは、
みんなで整理整頓のルールをきめてから、行いましょう。

デスク周りの整理整頓の１０のノウハウで天才になる！